金额写错一处，往往不是改一个字那么简单。合同可能要重新打印，发票可能要作废重开，报销单要退回重填。更麻烦的是，小写和大写不一致时，不同机构的处理规则并不相同。
工具可以帮你把数字转成规范大写。但一张单据是否可用，还要看下面这些位置。
一处不一致，就可能要重开
合同、发票、报销单和支票通常同时要求小写金额和大写金额。两者不一致时，财务人员需要判断以哪一个为准，或者直接退回。与其在柜台前改，不如在提交前逐项核对。
小写
￥10,001.05大写
人民币壹万零壹元零伍分六项通用核对
- 位数：小写金额是几位，大写金额读到哪一级。特别注意壹拾万和壹佰万、壹仟万和壹亿之间的差别。
- 零：组内和组间该补零的位置有没有漏，连续零是否只写一个，末尾是否多写零。
- 整：到元或角为止时有没有写“整”，有分时有没有多写“整”。
- 角分：角位为零、分位不为零时，分前有没有补零。
- 币种：单据写的是人民币还是其他币种，前缀和币种符号是否一致。
- 一致性：正文、附件、表格、签字页和系统里的金额是否都是同一个数。
不同单据的侧重点
| 单据 | 重点检查 | 常见返工原因 |
|---|---|---|
| 合同 | 正文、附件、付款条款、签字页金额一致；大小写一致。 | 改了总价，附件里的分期金额没改。 |
| 报销单 | 手写大写是否清楚；金额与发票、明细是否对应。 | 漏零、把“壹”写成“一”、角分写错。 |
| 发票 | 价税合计、大写金额、购买方和销售方信息。 | 大写金额与价税合计不一致，或模板位置写错。 |
| 支票/汇款 | 收款人、账号、金额、币种、日期；大写是否顶格。 | 金额位数错、账号与户名不匹配、涂改。 |
手写金额的四个注意
- 先打草稿：在废纸上写一遍，确认零和整的位置，再抄到正式单据上。
- 字要分开：壹、贰、叁等字笔画多，写得太挤容易看成别的字。
- 不要涂改：财务单据通常不允许涂改。写错就换一张，别在原处描补。
- 顶格或紧接前缀：按模板要求写，避免在“人民币”和大写数字之间留出可插入字符的空隙。
工具应该怎么用
先用工具生成标准大写，再把它当作抄写底稿。不要把工具结果直接当成“已经核对完毕”。工具只负责数字到大写的转换，不负责判断这笔钱该不该付、合同是否有效、发票是否真实。
如果单据已经印有“人民币”，填写时通常省略工具结果开头的“人民币”，只写后面的数字部分。是否省略，以模板为准。
提交前的一页清单
- 小写金额和大写金额是否一致。
- 大写金额的位数是否读对。
- 零、整、角分是否符合规则。
- 币种和“人民币”前缀是否符合模板。
- 合同正文、附件、发票明细和系统记录是否一致。
- 是否有涂改、漏签、漏盖章。
- 手写部分是否清晰可辨。